Beschaffungsanträge werden dann eingereicht, wenn du als Finanzer*in bereits Ausgaben getätigt hast, die du nun erstattet bekommen möchtest.

Voraussetzungen:

• Kassenbeleg und Rechnungsbeleg (Originale)

• Die Ausgaben haben einen Wert von 100€ (bei Auslage)/150€ (bei Kauf auf Rechnung) nicht überstiegen

• Die Beschaffung ist ungebunden an eine spezifische Veranstaltung

• Die Beschaffung dient der gesamten Fachschaft 

• Rechnung wurde nicht auf das Konto der Verfassten Studierendenschaft ausgestellt

Anmerkung:

Werden bspw. Geschenke für externe Vortragende beschafft, greift die Richtlinie für Präsente. (Geschenke müssen zudem vorher angemeldet werden; Eine Fachschaft darf innerhalb eines Haushaltsjahres nicht mehr als 75€ für Geschenke ausgeben.)

Annahmen:

a) Die Ausgaben haben einen Wert von 100€ überstiegen: Inventarisierungsformular notwendig

b) Die Ausgaben werden einen Wert von 150€ übersteigen: Antrag auf Genehmigung von Ausgaben notwendig

c) Die Beschaffung wird in Raten bezahlt, die in Summe einen Wert von 150€ übersteigen: Antrag auf Genehmigung von Ausgaben notwendig

d) Die Beschaffung beinhaltet einen Vertragsabschluss: Genehmigung durch den AStA-Vorsitz notwendig 

Beispiele für Beschaffungen:

• Soundboxen (vrstl. mit Annahme a) und b))

• Reinigungsmittel (vrstl. ohne Annahmen)

• Bollerwagen (vrstl. mit Annahme a), ohne Annahme b))

• Spotify (mit Annahme d)) 

Anträge auf Genehmigungen von Ausgaben werden dann eingereicht, wenn eine kostenintensivere Anschaffung geplant ist.

Voraussetzungen:

• Die Kosten werden einen Wert von 150€ vrstl. überschreiten

• Anhang mit Beleg des Angebots

• Die Beschaffung ist ungebunden an eine spezifische Veranstaltung

• Die Beschaffung dient der gesamten Fachschaft 

Annahmen:

a) Es wurden bereits Ausgaben von 150€ ohne vorherige Anmeldung getätigt: verwirktes Rückerstattungsrecht

b) Die Beschaffung wird vrstl. einen Wert von 250€ übersteigen: Einholung dreier Angebote im Vorhinein notwendig

c) Die Beschaffung wird vrstl. (kommuliert) einen Wert von 2.000€ übersteigen: Genehmigung durch das Studierendenparlament notwendig

d) Die Beschaffung beinhaltet einen Vertragsabschluss: Genehmigung durch den AStA-Vorsitz notwendig 

Beispiele für Beschaffungen:

• Hausboot (vrstl. mit Annahme c))

• neue FS-Büro-Couch (vrstl. mit Annahme b))

• 3-Jahres-Abo der Frankfurter Allgemeine (vrst. mit Annahme b), def. mit Annahme d))

Verfahren nach Antragsbewilligung:

• Antrag auf Genehmigung wird durch das AStA-Finanzreferat genehmigt

• Ausgabe darf auf Rechnung getätigt werden

• Rechnung muss beim Finanzreferat des AStA abgegeben werden 

• Rechnung muss auf das Konto der Verfassten Studierendenschaft ausgestellt sein 

Anträge auf Anmeldung einer Dienstreise werden dann eingereicht, wenn eine universitätsbezogene Exkursion geplant wird, die im Auftrag der Verfassten Studierendenschaft passiert.

Voraussetzungen:

• Zielort liegt außerhalb Mannheims

• Notwendigkeit der Dienstreise

• Dienstreise steht im direkten Bezug zur Verfassten Studierendenschaft

• Nachweis des Fachbezugs (bspw. Einladung, Ablaufplan)

• Anmeldefrist von min. einer Woche wurde eingehalten

• Die Teilnehmendenanzahl darf pro eingereichten Antrag die Maximalanzahl von vier nicht überschreiten (Bewilligung durch AStA notwendig) 

• Die Teilnehmenden sind an der Universität Mannheim immatrikuliert

• Die Kosten der Dienstreise überschreiten einen Wert von 100€ p.P., bzw. 200€ insg.

Unterkunft bei Übernachtung:

• Einreichen dreier vergleichbarer Angebote im Vorhinein (beinhalten: Screenshot der Unterkunftswebsite, Unterkunftsangebot per Mail/Brief, Link zur Website)

• Ausnahme: im Teilnahmebeitrag inkludiert und bereits organisiert 

• max. Erstattungsbetrag nach Dienstreiserichtlinie: 95€ (Stand: März 2026)

Tagegeld:

• je nach Länge der Dienstreise nach Dienstreiserichtlinie variabel bis zu einem Maximalwert von 30€

Fahrtkostenerstattung:

• für ÖPNV: Einreichen eines Angebots der Reise durch Screenshot der Website der Transportgesellschaft (bspw. DB-Navigator)

  • • unter 100 km Reise muss der ÖPNV genutzt werden 

    • Beschränkung: Nutzung bzw. Innehaben privater Abonnements bspw. Deutschland-Ticket befreien vom Rückerstattungsrecht

• für ICE: Einreichen dreier Angebote für die Reise durch Screenshots der Website der Transportgesellschaft (bspw. DB-Navigator)

  • • ab 100 km Reise darf der Fernverkehr genutzt werden 

    • Beschränkung: Nutzung/Innehaben privater Abonnements bspw. Bahn-Card mindert Rückerstattungsbetrag auf Endkosten

• für KfZ: Einreichen des Antrags auf Anmeldung zur Dienstreise

  • • Voraussetzungen (1/3 genügen): 

a) KfZ-Kosten unterhalb der ÖPNV- bzw. Fernverkehrpreise

b) Zielort nicht mit ÖPNV erreichbar

c) Transport schwerer Materialien

• • • Erstattungsentgeldberechnung: nach Kilometerpreispauschale (30ct/1km, Stand: März 2026)

    • Annahme: wenn der Zielort mit ÖPNV erreichbar ist, die KfZ-Kosten die ÖPNV-Preise überschreiten und mit KfZ gefahren wird, dann kann der ÖPNV-Preis für die KfZ-Reise erstattet werden

Beispiele für Dienstreisen:

• LandesAstenKonferenz (LAK)

• BundesFachschaftenTagung (BFT)

• Workshops

Anmerkungen:

• Start- und Endpunkt der Reise ist ausschließlich im Parkring 39, 68159 Mannheim 

• Ein Vorschuss kann nach Prüfung gewährleistet werden 

• Kosten von Dienstreisen, die insg. unter 100€ liegen, können als Abrechnung innerhalb von 4 Wochen nach Ende der Reise eingereicht werden

• es können mehr als vier Personen an einer Dienstreise teilnehmen; dafür braucht es jedoch die gesonderte Zustimmung des AStA und mehrere Anträge

Vorgehen nach Antragsbewilligung:

Nachdem die Bewilligung von AStA-Vorstand und dem Finanzreferat zu eurem Antrag kommt und alle Dokumente vollständig und fristgerecht eingereicht wurden, kann die Dienstreise ausgehend vom Parkring stattfinden.

Anträge auf Abrechnung von Dienstreisen werden dann eingereicht, wenn die Dienstreise bereits stattfand.

Voraussetzungen:

• erfolgreiche Dienstreiseanmeldung

• umfassende, originale Quittungen und Rechnungen von Unterkünften, Verpflegung, Fahrtkosten

  • • Nummerierung der Quittungen/Belege

• die Antragsfrist von einer Woche wurde eingehalten

• vollständige Teilnahmeliste der Reisenden

• Teilnahmenachweis an der Veranstaltung 

Verfahren nach Antragsbewilligung:

Nach Bewilligung der Abrechnung werden ggf. private KfZ-Nutzungsgründe geprüft, das Rückerstattungsverfahren wird eingeleitet und etwaige Überschüsse aus vorher gezahlten Vorschüssen zurückgefordert.

Anträge auf Anmeldung von Fachschaftswochenenden, werden dann eingereicht, wenn die Fachschaft einen Wochenendausflug plant.

Hinweis: die Antragsvorlage ist deckungsgleich mit der für Erstsemesterwochenenden.

Voraussetzungen:

• Es wurde im Semester noch kein anderes Fachschaftswochenende angemeldet (Ausnahme: Erstsemesterwochenenden)

• Das Fachschaftswochenende findet möglichst nah bei Mannheim statt

• Das Wochenende dient der Vernetzung

• Die Teilnehmendenanzahl überschreitet nicht 130 Personen

• Der Antrag wurde mind. 4 Wochen vor Wochenendsbeginn eingereicht

• Ablaufplan des Wochenendes in Schriftform

• Die Teilnehmenden sind an der Universität Mannheim immatrikuliert 

Zuschuss:

Den Finanzer*innen steht pro Fachschaftler*in laut Wochenendrichtlinie ein Zuschuss von 51€ (Stand: März 2026) zu. Der Zuschuss wird im Vorhinein gewährleistet und beinhaltet berücksichtigt pro-Kopf-Kosten für Unterkunft, Verpflegung (Tagegeld) und Reisekosten.

Besonderheiten für die Anmeldung/Voraussetzungen für erfolgreiche Abrechnung:

• Unterkunft: 

  • • Einreichen dreier vergleichbarer Angebote im Vorhinein (beinhalten: Screenshot der Unterkunftswebsite, Unterkunftsangebot per Mail/Brief, Link zur Website)

    • mit Selbstverpflegung: Anspruch auf zusätzl. Tagegeld (Verpflegung) 

    • mit Vollpension: kein Anspruch auf zusätzl. Tagegeld (Verpflegung) 

• Fahrtkostenerstattung:

  • • für Stadtmobil: Einreichen des Angebots durch Screenshot der Reise auf Google Maps und Screenshot des Kilometerberechners der Stadtmobil-Website

    • für ÖPNV: Einreichen eines Angebots der Reise durch Screenshot der Website der Transportgesellschaft (bspw. DB-Navigator)

      • • unter 100 km Reise muss der ÖPNV genutzt werden 

        • Beschränkung: Nutzung bzw. Innehaben privater Abonnements bspw. Deutschland-Ticket befreien vom Rückerstattungsrecht

    • für ICE: Einreichen dreier Angebote für die Reise durch Screenshots der Website der Transportgesellschaft (bspw. DB-Navigator)

      • • ab 100 km Reise darf der Fernverkehr genutzt werden 

        • Beschränkung: Nutzung/Innehaben privater Abonnements bspw. Bahn-Card mindert Rückerstattungsbetrag auf Endkosten

    • für KfZ: Einreichen des Antrags auf Anmeldung zur Dienstreise

      • • Voraussetzungen (1/3 genügen): 

a) KfZ-Kosten unterhalb der ÖPNV- bzw. Fernverkehrpreise

b) Zielort nicht mit ÖPNV erreichbar

c) Transport schwerer Materialien

• • • • • Erstattungsentgeldberechnung: nach Kilometerpreispauschale (30ct/1km, Stand: März 2026)

        • Annahme: wenn der Zielort mit ÖPNV erreichbar ist, die KfZ-Kosten die ÖPNV-Preise überschreiten und mit KfZ gefahren wird, dann kann der ÖPNV-Preis für die KfZ-Reise erstattet werden

• Verpflegung:

Die Kosten für Verpflegung werden über den Zuschuss für Tagegeld gedeckt. Sollte der Zuschuss  überschritten werden, muss der Restbetrag über Eigenversorgung gedeckt werden. Bei Unterkünften mit Vollpension geht der Zuschussanteil für Tagegeld in Übernachtungskosten über. Die geplanten Kosten für Verpflegung müssen im Antrag aufgeführt werden, Vergleichsangebote sind nicht notwendig bei Metro-Nutzung. Alkoholische Getränke werden nicht erstattet.

• Erwartete Gesamtkostenunterteilung sind anzuführen in:

• • • • • Lebensmittelkosten (bspw. Metro): Kauf auf Rechnung

        • Vorortkosten (bspw. Brötchen): bei Kosten über 100€ Quittung und Beleg für das Abrechnungsformular notwendig

Anmerkungen:

• es muss eine Bewirtungsliste geführt werden

Verfahren nach Antragsbewilligung:

Nach vollständiger und fristgerechter Antragsabgabe kann euer Fachschaftswochenende stattfinden. Der Pro-Kopf-Zuschuss wird euch gewährt. Alle nun getätigten Ausgaben werden mit Rechnung auf das Konto der Verfassten Studierendenschaft ausgestellt (Ausnahme: Vorortkäufe). Nach dem Fachschaftswochenende muss innerhalb von zwei Wochen der Antrag auf Abrechnung des Fachschaftswochenendes beim Finanzreferat des AStAs eingereicht werden.

Anträge auf Abrechnung von Fachschaftswochenenden werden dann eingereicht, wenn der Antrag auf Anmeldung von Fachschaftswochenenden bewilligt wurde und das Fachschaftswochenende bereits stattfand. 

Hinweis: die Antragsvorlage ist deckungsgleich mit der für Erstsemesterwochenenden.

Voraussetzungen:

• vollständige Bewirtungs-/Teilnahmeliste

• umfassende, originale Quittungen und Rechnungen von Unterkünften, Verpflegung, Fahrtkosten

  • • Nummerierung der Quittungen/Belege

    • Pfandbeträge und alkoholische Getränke wurden aus den Rechnungen gestrichen 

    • bei PKW-Nutzung: Dienstreiseanträge wurden einzeln eingereicht

• Berücksichtigung der Antragsfrist von max. 2 Wochen nach Wochenendabschluss

Verfahren mit Pfandbeträgen (ausgenommen alkohol. Getränke):

a) Privatkauf (unter 100€): Abgabe der Quittung, eigenständiges Subtrahieren des Pfandes von der Gesamtsumme - Pfandbetrag wird der*m Käufer*in vom Finanzreferat des AStA erstattet

b) Kauf auf Rechnung (über 100€): (Metro/Flaschenpost) Rechnung wird durch den AStA beglichen - Pfandbetrag von der Gesamtsumme muss von der*m Antragsteller*in aus den Zuschussbezügen/Bezügen aus Eigenversorgung an das Finanzreferat des AStA überwiesen werden 

Verfahren nach Antragsbewilligung:

Nach vollständiger und fristgerechter Abgabe des Antrags und der Anhänge wird der Antrag auf Abrechnung eures Fachschaftswochenendes bewilligt und offene Stellen werden beglichen.

Anträge auf Anmeldung von Erstsemesterwochenenden, werden dann eingereicht, wenn die Fachschaft einen Wochenendausflug mit Erstsemestern plant.

Hinweis: die Antragsvorlage ist deckungsgleich mit der für Fachschaftswochenenden.

Voraussetzungen:

• Es wurde im Kalenderjahr noch kein anderes Erstsemesterwochenende angemeldet 

• Das Erstsemesterwochenende findet möglichst nah bei Mannheim statt

• Das Wochenende dient der Vernetzung

• Die Teilnehmendenanzahl überschreitet nicht 130 Personen

• Die Teilnehmendenanzahl beträgt mindestens 40 Personen

• 51% der Mitfahrenden sind Erstsemester

• Die Teilnehmenden sind an der Universität Mannheim immatrikuliert

• Der Antrag wurde mind. 4 Wochen vor Wochenendsbeginn eingereicht

• Ablaufplan des Wochenendes in Schriftform

Zuschuss:

Den Finanzer*innen steht pro Fachschaftler*in laut Wochenendrichtlinie ein Zuschuss von 51€ (Stand: März 2026) zu. Pro Erstsemester ist ein Zuschuss von 41€ eingeplant. Der Zuschuss wird im Vorhinein gewährleistet und beinhaltet berücksichtigt pro-Kopf-Kosten für Unterkunft, Verpflegung (Tagegeld) und Reisekosten.

Besonderheiten für die Anmeldung/Voraussetzungen für erfolgreiche Abrechnung:

• Unterkunft: 

  • • Einreichen dreier vergleichbarer Angebote im Vorhinein (beinhalten: Screenshot der Unterkunftswebsite, Unterkunftsangebot per Mail/Brief, Link zur Website)

    • mit Selbstverpflegung: Anspruch auf zusätzl. Tagegeld (Verpflegung) 

    • mit Vollpension: kein Anspruch auf zusätzl. Tagegeld (Verpflegung) 

• Fahrtkostenerstattung:

  • • für Stadtmobil: Einreichen des Angebots durch Screenshot der Reise auf Google Maps und Screenshot des Kilometerberechners der Stadtmobil-Website

    • für ÖPNV: Einreichen eines Angebots der Reise durch Screenshot der Website der Transportgesellschaft (bspw. DB-Navigator)

      • • unter 100 km Reise muss der ÖPNV genutzt werden 

        • Beschränkung: Nutzung bzw. Innehaben privater Abonnements bspw. Deutschland-Ticket befreien vom Rückerstattungsrecht

    • für ICE: Einreichen dreier Angebote für die Reise durch Screenshots der Website der Transportgesellschaft (bspw. DB-Navigator)

      • • ab 100 km Reise darf der Fernverkehr genutzt werden 

        • Beschränkung: Nutzung/Innehaben privater Abonnements bspw. Bahn-Card mindert Rückerstattungsbetrag auf Endkosten

    • für KfZ: Einreichen des Antrags auf Anmeldung zur Dienstreise

      • • Voraussetzungen (1/3 genügen): 

a) KfZ-Kosten unterhalb der ÖPNV- bzw. Fernverkehrpreise

b) Zielort nicht mit ÖPNV erreichbar

c) Transport schwerer Materialien

• • • • • Erstattungsentgeldberechnung: nach Kilometerpreispauschale (30ct/1km, Stand: März 2026)

        • Annahme: wenn der Zielort mit ÖPNV erreichbar ist, die KfZ-Kosten die ÖPNV-Preise überschreiten und mit KfZ gefahren wird, dann kann der ÖPNV-Preis für die KfZ-Reise erstattet werden

• Verpflegung:

Die Kosten für Verpflegung werden über den Zuschuss für Tagegeld gedeckt. Sollte der Zuschuss  überschritten werden, muss der Restbetrag über Eigenversorgung gedeckt werden. Bei Unterkünften mit Vollpension geht der Zuschussanteil für Tagegeld in Übernachtungskosten über. Die geplanten Kosten für Verpflegung müssen im Antrag aufgeführt werden, Vergleichsangebote sind nicht notwendig bei Metro-Nutzung. Alkoholische Getränke werden nicht erstattet.

• Erwartete Gesamtkostenunterteilung sind anzuführen in:

• • • • • Lebensmittelkosten (bspw. Metro): Kauf auf Rechnung

        • Vorortkosten (bspw. Brötchen): bei Kosten über 100€ Quittung und Beleg für das Abrechnungsformular notwendig

Anmerkungen:

• Es muss eine Bewirtungsliste geführt werden

Verfahren nach Antragsbewilligung:

Nach vollständiger und fristgerechter Antragsabgabe kann euer Erstsemesterwochenende stattfinden. Der Pro-Kopf-Zuschuss wird euch gewährt. Alle nun getätigten Ausgaben werden mit Rechnung auf das Konto der Verfassten Studierendenschaft ausgestellt (Ausnahme: Vorortkäufe). Nach dem Fachschaftswochenende muss innerhalb von zwei Wochen der Antrag auf Abrechnung des Fachschaftswochenendes beim Finanzreferat des AStAs eingereicht werden.

Anträge auf Abrechnung von Erstsemesterwochenenden werden dann eingereicht, wenn der Antrag auf Anmeldung von Erstsemesterwochenenden bewilligt wurde und das Erstsemesterwochenende bereits stattfand. 

Hinweis: die Antragsvorlage ist deckungsgleich mit der für Fachschaftswochenenden.

Voraussetzungen:

• vollständige Bewirtungs-/Teilnahmeliste

• umfassende, originale Quittungen und Rechnungen von Unterkünften, Verpflegung, Fahrtkosten

  • • Nummerierung der Quittungen/Belege

    • Pfandbeträge und alkoholische Getränke wurden aus den Rechnungen gestrichen 

    • bei PKW-Nutzung: Dienstreiseanträge wurden einzeln eingereicht

• Berücksichtigung der Antragsfrist von max. 2 Wochen nach Wochenendabschluss

Verfahren mit Pfandbeträgen (ausgenommen alkohol. Getränke):

a) Privatkauf (unter 100€): Abgabe der Quittung, eigenständiges Subtrahieren des Pfandes von der Gesamtsumme - Pfandbetrag wird der*m Käufer*in vom Finanzreferat des AStA erstattet

b) Kauf auf Rechnung (über 100€): (Metro/Flaschenpost) Rechnung wird durch den AStA beglichen - Pfandbetrag von der Gesamtsumme muss von der*m Antragsteller*in aus den Zuschussbezügen/Bezügen aus Eigenversorgung an das Finanzreferat des AStA überwiesen werden 

Verfahren nach Antragsbewilligung:

Nach vollständiger und fristgerechter Abgabe des Antrags und der Anhänge wird der Antrag auf Abrechnung eures Erstsemesterwochenendes bewilligt und offene Stellen werden beglichen.

Anträge auf Anmeldung von Veranstaltungen werden dann gestellt, wenn eine Veranstaltung innerhalb Mannheims geplant wird.

Voraussetzungen:

• Veranstaltung ist innerhalb Mannheims

• Es handelt sich um ein singuläres Ereignis 

• Die Teilnehmenden sind ausschließlich an der Universität Mannheim immatrikuliert

• Die Ausgaben übersteigen den Wert von 250€ insg. nicht

Verpflegung:

• Nach der Verpflegungsrichtlinie sind p.P. 4€ Zuschuss für einzelne Events vorgesehen 

Anmerkungen:

• Bei Veranstaltungen, die Kosten über 250€ verursachen, müssen zuvor 3 Angebote eingeholt werden (Raumbuchung etc.)

• Bei Veranstaltungen innerhalb Mannheims werden keine KfZ-Kosten erstattet

• Bei Veranstaltungen innerhalb Mannheims soll das Stadtmobil zum Transport genutzt werden

• Vorschüsse können beantragt werden 

• Es muss eine Bewirtungsliste geführt werden

• Fachschaftssitzungen sind nicht als Veranstaltungen abrechenbar 

• Gremiensitzungen sind als Veranstaltungen abrechenbar

• Die Erstsemesterwoche kann/wird als eine Veranstaltung angemeldet und beantragt

Anträge auf Abrechnung von Veranstaltungen werden dann gestellt, wenn die Veranstaltung bereits stattfand und die Anmeldung erfolgreich war.

Voraussetzungen:

• vollständige Bewirtungs-/Teilnahmeliste

• umfassende, originale Quittungen und Rechnungen von Verpflegung und Veranstaltungskosten

  • • Nummerierung der Quittungen/Belege

    • Pfandbeträge und alkoholische Getränke wurden aus den Rechnungen gestrichen 

• Berücksichtigung der Antragsfrist von max. 2 Wochen nach Wochenendabschluss

Verfahren mit Pfandbeträgen (ausgenommen alkohol. Getränke):

a) Privatkauf (unter 100€): Abgabe der Quittung, eigenständiges Subtrahieren des Pfandes von der Gesamtsumme - Pfandbetrag wird der*m Käufer*in vom Finanzreferat des AStA erstattet

b) Kauf auf Rechnung (über 100€): (Metro/Flaschenpost) Rechnung wird durch den AStA beglichen - Pfandbetrag von der Gesamtsumme muss von der*m Antragsteller*in aus den Zuschussbezügen/Bezügen aus Eigenversorgung an das Finanzreferat des AStA überwiesen werden 

Verfahren nach Antragsbewilligung:

Nach vollständiger und fristgerechter Abgabe des Antrags und der Anhänge wird der Antrag auf Abrechnung eurer Veranstaltung bewilligt und offene Stellen werden beglichen.